OSTROJ a.s.

OSTROJ a.s.

OSTROJ a.s. je česká společnost s dlouholetou tradicí výroby a vývoje důlních strojů, dopravníkových systémů, automatizovaných průmyslových linek a dalších zařízení pro práci nad povrchem i hluboko pod ním. Naše sídlo a výrobní závod se nachází v Opavě.

Něco málo o našich Ostrojácích: Zaměstnáváme průměrně přes 800 zaměstnanců z řad manažerských (± 1,5%), technickohospodářských (± 36%) a dělnických profesí (± 62,5%). K pokrytí potřeb ve výrobě v omezené míře využíváme agenturní pracovníky. V rámci partnerské spolupráce se Střední školou technickou nabízíme každoročně učňům odbornou praxi v sídle společnosti. Většina našich zaměstnanců pracuje na hlavní pracovní poměr, ale zaměstnáváme také zaměstnance s nezaručenou pracovní dobou (dohody o provedení práce/činnosti).

Preferujeme plné pracovní úvazky, ale jsme si vědomi, že různé životní situace a potřeby našich zaměstnanců vyžadují flexibilitu, a proto našim zaměstnancům nabízíme i zkrácené pracovní úvazky. Pro technickohospodářské profese nabízíme pružnou pracovní dobu s možností výkonu práce na dálku.

Požadavky na výběr dodavatele

Klíčovým požadavkem při výběru nového systému bylo zavedení centrálního řešení, které by splňovalo potřeby personálního a mzdového oddělení a zároveň nahradilo dosavadní systémy. Abychom mohli efektivněji řídit a automatizovat činnosti např. v oblasti účetnictví a lidských zdrojů v oblasti plánováni výroby, požadovali jsme plnou integraci s ERP systémem IFS od společnosti InfoConsulting, který měl nahradit jeho HR modul.

Cílem této změny bylo zjednodušit správu systémů, minimalizovat papírovou administrativu a maximalizovat sdílení informací uvnitř společnosti. Dalším důležitým faktorem pro výběr nového systému byl náš cíl být moderní společností, která neustále překračuje svůj vlastní stín a vytváří lepší pracovní prostředí nejen pro uživatele informačních systémů, ale pro všechny zaměstnance.  Proto jsme kladli velký důraz na výběr partnera, kterému můžeme důvěřovat, který společně s námi dokáže realizovat naše často náročné představy.

Realizace

Zavedení systému bylo rozděleno do tří základních etap.

1. Docházka, Přístupy a Jídelna
2. Mzdy a Personalistika
3. Finální úpravy

Postupné zavádění jednotlivých systémů a jejich modulů nabídlo zaměstnancům dostatečný čas přizpůsobit se novým procesům, zodpovědnostem a povinnostem a zároveň poskytlo prostor lépe řídit a monitorovat implementaci.

Všechny  etapy jsme úspěšně zvládli i přes nepříznivé okolnosti a omezení spojené s pandemií COVID-19, a to díky našim klíčovým uživatelům, proaktivnímu přístupu projektového týmu a plné podpoře ze strany  dodavatele.

Systém evidování docházky a s ním spojený přístupový systém byl spuštěn do produkčního prostředí k 1. listopadu 2020 a stravovací systém dokonce o pár dní dříve, a to 24. října 2020, tedy do 2 měsíců od zahájení prací na nastavení a testování systému. Následně probíhala intenzivní interní komunikace směrem k našim uživatelům (zaměstnancům), aby nově zaváděné procesy spojené s prací v systému včetně jejich nových zodpovědností a povinností co nejlépe přijali. Tím jsme se snažili minimalizovat zbytečné chyby, které by vedly k dodatečné práci našich kolegů, ale i kolegů z RON.

V rámci první etapy implementace probíhaly zároveň i práce na druhé etapě v podobě migrace a importu personálních a mzdových dat do testovacího prostředí programu MZDY PROFI.

Zahájení kompletního testování zpracování mezd datujeme k 7. prosinci 2020 a spuštění produkčního prostředí MZDY PROFI pak k 1.1.2021, tedy do 4 měsíců od zahájení prací na nastavení a testování systému.

V rámci závěrečné etapy jsme se zaměřili na optimalizaci všech implementovaných modulů. Tato etapa byla z celé implementace nejdelší, protože v sobě zahrnovala tvorbu dokumentace a doladění posledních uživatelských detailů v rámci naplnění námi definovaných funkčních požadavků. Konečné předání systému do užívání a aktivace investice v našem účetnictví pak proběhly k 1.3.2022.