HR Forum - duben 2015

Zkušenosti s novým docházkovým systémem

Ve známých lékárnách Dr.Max se rozhodli pro rozšíření a změnu docházkového systému. O celém procesu jsme si povídali s Martinou Belišovou (MB), ředitelkou lidských zdrojů MIRAKL, a.s., a Danielem Owczarzy (DO), obchodním ředitelem společnosti RON Software, spol. s r.o.

Proč jste přistoupili ke změně a rozšíření docházkového systému?

MB: Naším cílem je mít k dispozici efektivní nástroj na podporu lidských zdrojů. Nyní nám aplikace umožňuje nejen evidenci docházky v elektronické podobě, ale také efektivní plánování směn v lékárnách, plánování výpomocí mezi nimi a plánování dovolených. V systému je možná evidence a schvalování cestovních příkazů, vedení evidence a kontrola absolvování zdravotních prohlídek. Vedoucí týmů přidělují odměny podle plnění klíčových ukazatelů výkonnosti a údajů v elektronickém hodnotícím dotazníku, jenž zohledňuje přístup k práci a potenciál zaměstnanců. Významným přínosem procesu vzdělávání a rozvoje je přihlašování na interní školení a tréninky a taktéž tzv. index studia – přehled absolvovaných vzdělávacích a rozvojových aktivit. Samozřejmostí je elektronická výplatní páska a přehled mzdových složek a přístup k příručce pro práci s aplikací.

DO: Před implementací docházkového systému firma „bojovala“ s pozdním dodáním podkladů pro zpracování mezd, posílání excelových souborů s měsíčními odměnami, u kterých nebylo jasno, kdo na nich právě pracuje a zda vůbec pracuje. Požadavkem bylo také odstranění ručního zadávání dat do mzdového systému, tak aby práce mzdové účetní byla efektivnější a zkrátila se doba uzávěrky.

Využívají systém všichni zaměstnanci?

MB: Ano, ať už pracují na trvalý pracovní poměr, nebo na dohodu. Za plánování směn odpovídá vedoucí lékárny – zodpovědný farmaceut, na oddělení centrály ředitel oddělení, případně týmoví manažeři. Zaměstnanci si plánují docházku na celý kalendářní měsíc, vždy do 15. dne předešlého měsíce. Zodpovědná osoba následně plán edituje podle potřeby lékárny či oddělení a plán schválí.

DO: RON Portál je napojen na mzdový systém a na základě nastavení nebo změny pracovního místa zaměstnance, je automaticky nastavena uživatelská role v RON Portálu. Pokud dojde ke změně pracovního místa, tak po novém přihlášení zaměstnance do portálu se mu nastaví vše potřebné k vykonávání jeho práce.

Jaké jsou moduly systému? A které používáte nejvíc?

MB: Základní menu tvoří docházka, plánování, schvalování, vzdělávání a rozvoj, zdravotní prohlídky a ostatní. Nejpoužívanější je plánování docházky a schvalování plánů, docházky a odměn.

Jak se změnilo zadávání cestovních příkazů?

DO: Před implementací RONu byly cestovní příkazy evidovány papírově. Zaměstnanec vyplnil požadovaný formulář, připojil sponkou potřebné přílohy, jako jízdenky apod., a zaslal fyzicky na účetní oddělení. Paní účetní vše vypočítala a došlo k proplacení cestovního příkazu. Nyní si cestovní příkaz vypisuje zaměstnanec v RON Portálu sám, připojí potřebné dokumenty v elektronické podobě a stiskem tlačítka dojde k vyúčtování. Při zadávání jsou implementovány kontroly, tak aby zaměstnanec zadal vše správně. Jeho nadřízený CP elektronicky schválí. Paní účetní zkontroluje správnost a dokumenty a po jejím ověření je cestovní příkaz vyplacen přes mzdový systém. Přenos dat do mezd je samozřejmě automatizovaný.

Jak hodnotíte po zavedení celkové výhody či nevýhody?

MB: Elektronický docházkový systém vnímám jako efektivní a nevyhnutelný nástroj pro fungování naší společnosti. Výhod je opravdu mnoho, mohu zmínit úsporu času a nákladů a možnost šití systému na míru. Nápady na zlepšení přináší přímo práce se systémem, podněty přicházejí z lékáren i centrály. Rádi bychom letos začlenili do systému také e-learning, platformu na vedení porad, zadávání úkolů, tok dokumentů a spoustu dalších J Na této změny se velmi těším a věřím, že nám ještě víc pomohou k efektivitě.

DO: Naše spolupráce běží od roku 2011. Jsem přesvědčen, že se nám společně podařilo vytvořit efektivní nástroj, který pomáhá a usnadňuje nejen zpracovávat docházku a exportovat data do mzdového systému, ale je pomocníkem pro všechny zaměstnance, kteří v portálu najdou potřebné údaje: výplatní pásky, své odměny, požadavky na školení.

Jak zajistí systém ochranu osobních údajů a bezpečnost systému, aby citlivá data neunikala?

DO: Data jsou uložena na chráněných serverech. Vedoucí zaměstnanci mohou pracovat i z domu, ale jen s použitím bezpečnostních certifikátů.